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▶ 이 책은 비서실무를 다룬 이론서입니다.

CHAPTER 01 환경변화와 비서

?1.비서의 정의와 역할

비서의 정의와 수칙

-비서의 정의

-비서 수칙

비서의 역할

-비서의 업무

-비서 표준 직무 기술서



2?.비서의 역량

비서의 역량

-지식(Knowledge)

-기술(Skill)

-능력(Ability)

-가치(Value)

-태도(Attitude)

비서의 자기개발

-정보기술 능력

-커뮤니케이션 능력

-언어 능력

-회계, 재무 능력

-매너



CHAPTER 02 전화응대 업무

1.전화응대 업무

기본 원칙

-상사의 기호파악

-전화응대 자세

전화를 걸고 받을 때의 자세

-전화를 걸 때 유의사항

-상황별 전화응대

-전화연결

-상사 부재 시 전화응대

기타 다양한 상황에서의 전화응대

-상대방이 부재중일 때

-직위가 높은 사람에게 비서가 전화를 걸 때

-상사가 통화중일 때

-전화 중개 시

-통화 도중에 다른 전화를 받을 때

-비서 부재 시 전화응대

-전화가 잘못 걸려왔을 때

-전화를 끊을 때

-전화를 끊은 후



2.전화서비스

전화 기기와 부가 서비스

-키폰

-스마트폰

-전화 부가서비스

국제전화

-전화응대 영어



CHAPTER 03 내방객 응대 업무

1.내방객 응대 업무

기본 원칙

-상사의 기호파악

-내방객 응대 자세

-내방객 맞이 순서

-내방객 기록부와 내방객 카드

-면담 예약

-면담 예약 받는 법

-면담 일시 결정 시 피해야 할 시간

상사 부재 중 면담 예약

면담 약속의 변경 및 취소

상황별 내방객 응대

-선약 유무에 따른 내방객 응대

-내방객 조정

-상사 부재 중 내방객 응대

-내방객 면담 중 비서 업무



2.내방객 맞이 및 안내 예절

-내방객 맞이

-인사

-소개

-명함

-내방객 안내

-복도와 계단에서의 안내



CHAPTER 04 일정관리 업무

1.효율적 일정 수립

상사의 일정관리

-비서의 일정관리 재량권

-상사의 일정관리 원칙

일정표의 종류 및 일정표 운영

일정 확인 및 변경

-일정 확인

-일정 변경



2.비서의 업무 및 시간관리

비서의 업무관리

-To Do List

-업무일지

-티클러 파일과 Bring Forword Filing System

-조직도

-업무 매뉴얼

상사의 개인 정보 관리

-노트를 활용한 메모

-기타 업무 효율화 방안

비서의 시간관리

-즉시 처리의 원칙

-계획에 의한 업무 추진

-상사외의 업무 및 시간 조정

-스스로의 통제

-지시 및 보고

-지시를 받을 때

-보고



CHAPTER 05.회의 업무

1.회의의 개요

-회의의 기능

-회의의 형식

-회의 형식

-컴퓨터 및 통신을 활용한 회의 방식



2.회의 보좌업무

상사 회의 참석 시 보좌업무

-상사 회의 참석 시 업무순서

-상사 회의 참석 시 확인사항

성공적 회의 개최를 위한 준비 업무

-회의 목적과 의제 파악

-회의 시기 결정

-참석자 범위 선정

-회의 장소 선정

-회의 운영 계획

상사 회의 참석 시 보좌업무

--회의 주최 시 업무 순서

-외부강사 초청 시 확인 사항

-회의 통지

회의 자료 준비

-회의 진행

-회의장 준비

회의 기자재 및 정보화 기기

-설비 및 비품 준비

-회의 당일과 회의 사후 업무

-회의의 진행 순서 및 용어

의전 및 국제행사

--의전 계획 수립

행사 의전 정보 수집 및 준비

-의전 수행

-국제 행사



CHAPTER 06 출장 업무

1.출장준비

출장계획

-조직 규정 및 상사 취향 확인

-출장계획안 수립

예약업무

-교통편 예약

-비행기 예약 관련 기타내용

-숙박시설 예약

-렌트카 예약

해외 출장 수속

-여권

-비자

-환전

-여행자 보험

-예방 접종



2.출장보좌 업무

출장일정표

-출장일정표 기재사항

-출장일정표 작성 시 유의사항

출장 전·중·후 업무

-출발 전 업무

-출장 중 업무

-상사의 귀사에 대비한 업무

-출장 사후 업무



CHAPTER 07. 총무 업무

1.상사의 인간관계 관리

상사의 대·내외 활동 보좌 업무

-대·내외 행사 업무

경·조사 업무

-경사

-조사



2.비서의 환경 관리

업무공간 관리

-상사 집무실

-비서실

-접견실

-탕비실

사무기구 및 비품 관리

-사무용 책상

-의자

-파일 캐비넷

-사무용품 및 기타 비품



CHAPTER 08. 정보 수집 및 관리 업무

1.정보관리 업무

정보기술 환경의 변화

-비서의 정보기술 능력

비서의 정보 수집 및 명함 관리

-신문 스크랩하기

-인터넷을 통한 신문 기사검색

-뉴스 클리핑

-명함 관리

자료의 제시

-문서 자료

-그래프 자료

-프리젠테이션

정보의 보안

-기밀 정보의 보안

-개인 소셜미디어 활용에 따른 정보 보안

-정보 보호 방법



CHAPTER 09. 문서 관리

1.문서작성

-문서의 의의

-문서의 정의

-문서의 필요성

-문서의 기능

-문서의 종류

-문서의 성립과 효력 발생

문서의 작성

-문서 작성의 요건

-문서 작성의 형식

-공문서

-기안 문서

-시행 문서

결재

사문서

-사외 문서

-사내 문서

-보고서



2.문서정리

문서정리의 의의

-문서정리의 목적

-문서정리의 기본 원칙

-문서정리의 대상

-문서정리의 과정

문서의 대출

다양한 문서정리 방법

-문서정리의 순서

-문서정리 방법

-문서정리 용구

전자문서의 관리

-전자문서

-전재결재 시스템



3.문서의 수신 및 발신

공문서 접수와 배부

-우편물 처리

-수신된 우편물 처리

-발신 우편물의 처리

-봉투의 처리

우편제도

-국내 특급 우편

-민원우편

-국제 특급 우편 EMS

-국제 특송 서비스

-전자우편



CHAPTER 10. 취업

1.취업전략

진로경로 설정

취업정보 수집

취업노트



2.취업서류

이력서

-인적사항

-학력

-경력

-특기 및 상벌 사항

-사진

자기소개서

-자기소개서의 내용

-자기소개서의 실례

-자기소개서 작성법



3.면접

면접의 종류

-개별면접

-집단면접

-집단토론면접

면접 준비

-사전 조사

-예상질문

-면접 태도 점검

-옷차림

면접시험의 순서

-회사 도착

--대기

입실

-질의응답

-퇴실



부록

전문비서 윤리강령

항공사 코드

각국 도시 공항 코드

출장 여비 규정

세계 주요국 월별 평균 기온

세계시차표

세계화폐단위

수의(壽儀)

여행계획안 사례